Гибридные и онлайн-мероприятия создают гибкие возможности для привлечения людей способами, которые вызывают у аудитории интерес. Используйте наше пошаговое руководство, чтобы спланировать и провести успешное виртуальное мероприятие любого масштаба или размера.
Если вас коснулись ограничения, связанные с путешествиями, или вы хотите увеличить аудиторию мероприятий и при этом сэкономить время и деньги, организовывайте виртуальные мероприятия: для этого существует целый ряд причин.
Когда докладчик и присутствующие могут присоединиться к мероприятию в любом месте, это создает великолепные возможности для формирования сети контактов, обмена знаниями, преподавания и обучения, а также для построения связей на более личном уровне.
Если вы организуете очные мероприятия, добавляйте к ним виртуальный компонент для увеличения аудитории. Гибридные мероприятия формируют опыт, который будет интересен как очным, так и виртуальным аудиториям.
маркетологов планируют перейти с очных на виртуальные мероприятия1.
Мероприятия в реальном времени обладают большей интерактивностью по сравнению с предварительно записанным содержимым, что позволяет построить более тесные связи.
Мероприятие должно быть построено вокруг уникальных потребностей и предпочтений своей аудитории.
Сделайте так, чтобы мероприятие ожило, используя ИИ.
Узнайте, как добавить ИИ в свою стратегию проведения мероприятий.
Формат и содержимое мероприятия должны отражать ценности вашего бренда для людей, которым он нравится.
Сторителлинг и дискурс лежат в основе онлайн-мероприятий TEDxMelbourne.
Укрепление взаимодействия
маркетологов считают, что видеосвязь обеспечивает высокую окупаемость инвестиций2.
Правильные вопросы позволят вам построить прочный фундамент для планирования и принятия решений — от выбора подходящих докладчиков до определения способа и места продвижения своего мероприятия. Ниже представлен перечень вопросов, позволяющих начать работу.
Знание целевой аудитории позволит сформировать процесс всего мероприятия — от программы и плана до предоставляемого контента.
Подумайте о том, какую ценность вы можете дать аудитории в отношении контента, построения связей и прочих возможностей.
Необходимо понимать свои цели и задачи и разработать стратегию по их достижению, независимо от того, чего вы хотите — обучить существующих клиентов или найти новых.
Аудитория должна получить иммерсивность, интерактивность и возможности для коллективной работы — подумайте о том, как посетители будут взаимодействовать с содержимым, докладчиками и другими участниками мероприятия. Хотите ли вы провести односторонний вебинар или сделать его более интерактивным, например в формате конференции? Или же вы планируете конференцию с несколькими сеансами и темами на выбор?
Тем, кто планирует виртуальное мероприятие впервые, мы рекомендуем потратить на планирование не менее 4–6 недель для большинства мероприятий. На планирование крупного многодневного онлайн-мероприятия с параллельными потоками рекомендуется потратить не менее 12 недель.
Обратитесь к своей команде ИТ-специалистов (или наймите технического эксперта заранее: Zoom Events предлагает услуги экспертов в области организации мероприятий, которые помогут клиентам в вопросах настройки, планирования, репетиций и поддержки в реальном времени) и добавьте ее во все конференции, чтобы специалисты могли выявить технические ограничения, порекомендовать решения, а также провести тестирование и устранить неполадки.
Заложите бюджет на сбор присутствующих и маркетинг, разработку контента, гонорары докладчиков, подарки присутствующим, а также звуковое и видеооборудование.
Показатели будут варьироваться в зависимости от целей мероприятия, размера аудитории, отрасли и типа мероприятия.
Моменты, которые следует учесть:
Убедитесь в том, что у вас есть методы отслеживания важных для вас показателей.
Выбор надлежащих технологий имеет решающее значение для успешного проведения виртуального мероприятия. На рынке есть множество доступных вариантов, каждый из которых имеет собственный набор функций и преимуществ. Обычно они подразделяются на две категории:
При выборе платформы учитывайте следующие факторы:
Помните, что лучший инструмент — тот, который не только отвечает вашим потребностям как организатора, но и предоставляет беспрепятственные возможности для посетителей. В идеале платформа должна быть знакома вашей аудитории. Это позволит минимизировать время на обучение и возможные технические проблемы.
Zoom предлагает ряд продуктов для проведения виртуальных мероприятий различных типов, начиная от простых вебинаров и заканчивая сложными гибридными конференциями. Миллионы людей уже используют платформу и доверяют ей, так что ее интерфейс будет знаком многим посетителям.
Наше портфолио включает:
Гибкие варианты ценообразования
Мы понимаем, что у разных организаций разные потребности в проведении мероприятий. И поэтому предлагаем гибкие тарифные планы:
Из этих вариантов можно выбрать план, который наилучшим образом соответствует частоте проведения мероприятий и требованиям к бюджету.
Имейте в виду, что самое главное — выбрать инструмент, который соответствует вашим целям по мероприятиям и приносит пользу посетителям. Выберите ли вы Zoom или другую платформу, направляйте свои усилия на создание для виртуальной аудитории вовлекающих мероприятий с беспрепятственными возможностями.
Организатор индивидуального сеанса должен сделать выбор между Zoom Meetings и Zoom Webinars. Это очень важно. Подходящее решение позволит вам создать процесс взаимодействия с аудиторией, который будет соответствовать вашим целям и в итоге обеспечит возможность провести успешное мероприятие. Пользователи Zoom Events смогут легко выбрать платформу для участия в индивидуальном сеансе в рамках организуемого вами мероприятия.
Например, при планировании сеанса для большой аудитории платформу вебинаров можно использовать для изложения вступительных докладов, выступлений приглашенных докладчиков и развлечений (это будет основная площадка сеанса), а платформа конференций подойдет для сессионных потоков и частных обсуждений в формате круглого стола.
При выборе между форматом конференции и вебинара учтите три перечисленных далее фактора.
Комбинация Zoom Meetings и Zoom Webinars с универсальным билетом для присутствующих и лобби для общения.
Хотите, чтобы участники взаимодействовали друг с другом, или вам важнее сосредоточить внимание на докладчиках?
Если вы хотите, чтобы аудитория была представлена на видео, имела возможность говорить или демонстрировать содержимое экрана, тогда выберите конференции Zoom Meetings.
Если вы хотите, чтобы мероприятие было доступно только для просмотра и организатор определял присутствующих, которых можно видеть или слышать, тогда выберите платформу вебинаров.
Известные вам присутствующие (например, сотрудники или клиенты), как правило, несут меньшую угрозу срыва мероприятия, и им могут потребоваться функции конференций Zoom Meetings. Zoom Webinars подходит для проведения мероприятий, на которых присутствуют большие группы неизвестных вам людей. Эта платформа обеспечивает повышенный контроль различных факторов: например, вы сможете выбирать докладчиков, выступающих перед камерой.
Сессионные мероприятия
Круглые столы для присутствующих
Фокус-группы
Небольшие интерактивные тренинги
Сеансы для общения
Вступительные доклады
Презентации на главной сцене
Развлекательные мероприятия в реальном времени
Демонстрация продуктов большой аудитории
Общие собрания команды
Zoom Webinars отлично подходит для взаимодействия со множеством людей в рамках одного сеанса. При приобретении лицензии Zoom Events вы получаете все преимущества Zoom Webinars и многое другое.
Для организации вебинаров можно использовать веб-портал: благодаря этому можно отказаться от настройки мероприятий в Zoom Events. При этом Zoom Events позволяет использовать возможности Zoom Webinars для объединения нескольких сеансов вебинара на платформе Zoom Meetings и, как следствие, проведения длительных и более интерактивных виртуальных встреч. Zoom Events обеспечивает всестороннее управление мероприятиями благодаря таким функциям, как центры мероприятий с фирменной символикой, регистрация и оформление билетов, а также формирование расширенной отчетности. Ознакомьтесь с часто задаваемыми вопросами о Zoom Webinars.
Возможность организовать один вебинар Zoom Webinars с помощью веб-портала пригодится вам в том случае, если нужно провести сеанс обучения, презентацию или однократный сеанс взаимодействия с множеством людей.
Zoom Events можно использовать для организации длительных мероприятий с активным участием присутствующих, таких как собрания по поводу запуска продаж, мероприятия клиентов, общие собрания и мероприятия по адаптации сотрудников.
Настройте интеграцию Zoom с существующим стеком технологий, чтобы повысить эффективность своего онлайн-мероприятия.
Посетите Zoom App Marketplace, чтобы получить доступ к более чем 1000 интеграций!
Хотите взимать плату за участие в мероприятиях? Используйте для оптимизации процесса оплаты Zoom Events в сочетании с PayPal или Stripe.
Что делает мероприятие успешным? Все зависит от опыта, который вы предоставляете своей аудитории.
Онлайн-мероприятие — это не просто просмотр видео или трансляции в реальном времени на компьютере. Если вам нужно преобразовать мероприятие, которое обычно проводится в очной форме, в виртуальный опыт, подойдите к этому вопросу творчески и постарайтесь воспроизвести некоторые из его интерактивных элементов в виртуальной среде.
Постарайтесь учесть интерактивность и взаимодействие в рамках своего мероприятия — как на подготовительных этапах, так и в ходе самого мероприятия в реальном времени.
Оформление целевой страницы мероприятия
Целевая страница мероприятия — это единый центр для усилий по продвижению. Это цифровой флаер для вечеринки, производящий первое впечатление на потенциальных посетителей вашего мероприятия. Исторически сложилось так, что для создания привлекательной страницы мероприятия требовалась команда профессионалов — автор содержимого, дизайнер для визуального оформления и веб-разработчик, сводящий все воедино. Этот процесс не только занимал много времени, но и был дорогостоящим.
К счастью, с появлением конструкторов веб-сайтов без кода технически неподготовленным пользователям стало проще создавать потрясающие страницы мероприятий. Тем не менее такие платформы также требуется осваивать и тратить на них средства.
Компания Zoom недавно выпустила конструктор страниц мероприятий на платформе Zoom Events, чтобы предоставить маркетологам возможность создавать профессиональные брендированные страницы мероприятий с помощью простой функции перетаскивания. Навыки кодирования не требуются!
Основные функции конструктора страниц Zoom Events:
Используя эти инструменты, вы будете уверены в том, что сообщения, сведения, призыв к действию и изображения на странице мероприятия, а также ее оформление соответствуют имиджу и идентичности бренда и демонстрируют уникальную индивидуальность вашего мероприятия. Каков будет результат? Страница, которая не только информирует, но и заинтересовывает потенциальных посетителей, способствуя увеличению количества регистрирующихся и закладывая основы для успешного мероприятия.
Включите вопросы и ответы
Функция Вопросы и ответы позволяет присутствующим на вебинаре отправлять вопросы для получения устных или письменных ответов в ходе сеанса. Ниже подано несколько советов по использованию функции «Вопросы и ответы» в ходе вебинара.
Получайте обратную связь от аудитории в реальном времени, оценивайте уровень понимания демонстрируемого на мероприятии содержимого и запускайте заранее настроенные опросы во время сеансов.
Используйте такие инструменты, как Slido, Kahoot! или «колесо имен», чтобы сделать свое мероприятие более веселым и интерактивным.
Позвольте участникам взаимодействовать друг с другом в небольших группах во время мероприятия. Присутствующих можно назначать в сессионные залы в реальном времени, назначить их предварительно или разрешить им выбирать зал, к которому они хотят присоединиться, самостоятельно, а также свободно перемещаться между залами.
Вся необходимая информация о сессионных залах Zoom.
Отправьте опрос после мероприятия, чтобы собрать обратную связь по его итогам. В Zoom Webinars опросы можно запускать автоматически, после того как гости покинут сеанс.
Зарегистрируйтесь и ознакомьтесь с возможностями вебинара Zoom Events.
Запросите демоверсию с участием эксперта Zoom.
Секрет успешного онлайн-мероприятия заключается в командной работе! Вам нужно подготовить докладчиков и согласовать работу команды, занимающейся мероприятием, чтобы все прошло успешно. Пройдитесь по нашему контрольному списку для мероприятий, чтобы убедиться в том, что ничто не забыто.
Назначьте продюсеров, отвечающих за все вопросы, связанные с организацией мероприятия.
Создайте выделенные каналы в Zoom Team Chat для своей команды, занимающейся планированием виртуального мероприятия, чтобы согласовывать задачи и перечень мер. Zoom Team Chat позволяет вести коллективную работу в реальном времени как с внутренними, так и с внешними участниками команды.
В состав производственного плана должны входить график продолжительности для всех сеансов, информация о докладчиках, переходах, процедурах и перерывах, а также время их начала.
Четко опишите и визуализируйте процесс онлайн-мероприятия с техническими характеристиками для каждого сеанса, вариантами потокового вещания и прочими сведениями, чтобы скоординировать работу продюсеров с технической и презентационной командами.
Работайте с презентационной командой, чтобы в явном виде задать и включить настройки для каждого из сеансов: например, включить вопросы и ответы или предоставить присутствующим возможность общаться в чате.
При планировании вебинара выберите параметр «Включить практический сеанс», чтобы организатор и участники группы могли присоединиться к платформе вебинара заранее и подготовиться.
Если вы используете Zoom Webinars, участники группы должны присоединиться к вебинару с помощью уникальной ссылки из сообщения электронной почты. Когда докладчики будут выбраны, а вебинар — запланирован, отправьте пригласительную ссылку и убедитесь, что она дошла до получателя.
Выполните пробный прогон с докладчиками, чтобы протестировать камеры, микрофоны, освещение и прочие настройки, а также проверить вводную часть, содержимое и переходы. Во время пробного прогона попросите докладчиков присоединиться с помощью оборудования, которое они будут использовать на мероприятии.
Выберите платформу потокового вещания: Facebook Live, YouTube Live, собственный сервис или сразу несколько платформ с использованием restream.io.
Заранее отправьте докладчикам справочные ресурсы, посвященные работе в Zoom и качеству звука и видео.
Если в вашем сеансе участвует несколько докладчиков, создайте расписание и сообщите каждому докладчику отпущенный ему лимит времени.
Попросите докладчиков заблаговременно отправить материалы презентаций, биографии и вопросы к аудитории (для опросов или сеансов вопросов и ответов в реальном времени).
Это позволит избежать технических неполадок, связанных с нестабильным подключением по сети Wi-Fi, которые могут негативно сказаться на качестве звука и общем впечатлении у присутствующих. Попросите виртуальных докладчиков поступить так же.
Используйте специализированный микрофон или хорошую гарнитуру для обеспечения наилучшего качества звука. Включите функцию подавления фонового шума в настройках звука.
Откройте настройки видео, чтобы включить HD-качество, настройку для условий низкой освещенности и функцию «Подправить мой внешний вид» при необходимости.
Можно создать брендированный виртуальный фон для всех докладчиков, на котором будет отображаться их имя, название организации и должность. Если вы решите отказаться от виртуального фона, убедитесь в том, что настоящий фон в помещении чист и не перегружен деталями.
Отдайте предпочтение однотонной одежде, а не вещам в полоску или с мелким узором. Если вы используете зеленый экран, убедитесь, что на вас надета одежда другого цвета!
Профессиональный совет
Отправьте докладчикам комплект необходимого оборудования: микрофон или гарнитуру, Ethernet-кабель, кольцевой светильник и веб-камеру. А также подготовьте папку с цифровыми материалами: шаблоном виртуального фона, графическими материалами для мероприятия и образцом текста публикации в соцсетях, — чтобы докладчики могли рассказать о сеансе своим подписчикам.
Вы можете спроектировать самое потрясающее мероприятие в мире, но если не потратите время на его продвижение, целевая аудитория не узнает о нем. Создайте материалы, которые позволят вам эффективно прорекламировать мероприятие и приведут участников на ваш веб-сайт для получения дополнительной информации.
Ваша целевая страница или веб-сайт мероприятия должны предоставить посетителям всю необходимую информацию для регистрации и посещения мероприятия. Кроме того, целевая страница или веб-сайт должны передавать ценность мероприятия для посетителей: что они получат в итоге и почему мероприятие нельзя пропустить.
Чему оно будет посвящено? На кого оно нацелено? Дайте представление участникам о том, чего они могут ожидать, в 1–2 коротких параграфах.
Не забывайте учитывать часовые пояса!
Добавьте короткое описание для каждого сеанса.
Добавьте фотографию и короткую биографическую справку, чтобы прорекламировать докладчиков.
Покажите спонсоров, оказывающих поддержку вашему мероприятию, с помощью логотипов и информации о компании.
Составьте перечень ресурсов (например, записи блога или веб-сайты для дальнейшего чтения либо канал мероприятия в чате Zoom для его посетителей).
Отвечайте на распространенные вопросы, например: «Сколько стоит участие?» или «Смогу ли я просмотреть запись сеансов после мероприятия?».
Привлеките внимание аудитории и прорекламируйте свой бренд с помощью визуальных материалов, мотивирующих потенциальных участников посетить мероприятие.
Zoom Events и Zoom Webinars позволяют персонализировать страницу регистрации с использованием фирменной символики вашей организации и специально подготовленных вопросов.
Презентационный ролик также поможет повысить интерес к мероприятию в социальных сетях и других маркетинговых каналах.
Начните рекламную кампанию для своего мероприятия не менее чем за две или три недели до мероприятия, чтобы увеличить количество зарегистрировавшихся участников. Не забудьте создать ссылки для отслеживания источников для регистрации в вебинаре, чтобы определить наиболее эффективные маркетинговые каналы.
Используйте существующую базу данных для отправки целевых маркетинговых сообщений электронной почты людям, которых может заинтересовать ваше мероприятие. Клиенты Zoom Sessions и Zoom Events могут отправлять персонализированные маркетинговые сообщения электронной почты непосредственно на платформе для проведения мероприятий. Эта интеграция обеспечивает целостность восприятия бренда в рамках мероприятия, а также консолидирует инструменты, экономя время и снижая риск недопонимания.
Контент-маркетинг позволит вам рассказать историю своего мероприятия и предоставить информацию в более углубленной форме по сравнению с почтовыми рассылками. Используйте подходящие ключевые слова, чтобы увеличить органический трафик.
Благодаря пресс-релизу и работе со СМИ, сосредоточенной на выдающихся докладчиках и прочих привлекательных деталях, ваше мероприятие будет замечено большим количеством пользователей. Соберите медиасписок из отраслевых публикаций и найдите издания, освещающие подобные мероприятия, чтобы привлечь свою целевую аудиторию. Обязательно предложите приглашения на мероприятие в реальном времени заинтересованным журналистам.
Инициируйте обсуждение среди подписчиков с помощью хештегов мероприятия, графических материалов и кампаний в социальных сетях. Не забудьте о рекламе и форсируемых публикациях, выходящих за границы органического охвата.
Создайте визуальные материалы и образцы публикаций в соцсетях, которые смогут легко использовать партнеры и докладчики, например графический шаблон, в который они смогут внести свое имя и информацию о сеансе.
Продвигайте свое мероприятие с помощью упоминаний в подкастах, если необходимо.
Делитесь информацией в соответствующих онлайн-сообществах или на форумах.
Привлекайте для продвижения своего мероприятия лидеров мнений в отрасли.
Рассмотрите возможность размещения целевой рекламы, чтобы охватить более широкую аудиторию для крупномасштабного мероприятия.
Поощряйте участников команды делиться информацией о мероприятии со своими контактными лицами, используя шаблоны, которые можно легко отправлять, чтобы стимулировать участие.
Вы завершили планирование и подготовку. Теперь настало время для главного — проведения вашего мероприятия. От пробного прогона (абсолютно необходимого!) и до дня «икс» крайне важно поддерживать целостность восприятия бренда, которой вы добились в результате усилий по продвижению. Далее представлены моменты, которые необходимо учитывать.
Запланируйте пробный прогон примерно за неделю до мероприятия с участием производственной команды, организаторов мероприятия, докладчиков и всех тех, кто принимает активное участие в мероприятии, чтобы устранить все проблемы заранее.
Контрольный список для пробного прогона: все, что нужно проверить
Предоставьте участникам группы технические рекомендации по настройке, чтобы они были готовы выглядеть наилучшим образом.
Практический сеанс вебинара позволяет организатору начать вебинар при присоединении только участников группы и соорганизаторов. Позвоните докладчикам за 10–20 минут до начала мероприятия, чтобы они могли присоединиться к практическому сеансу, протестировать видео и звук и устранить возможные неполадки до начала вещания в реальном времени.
Профессиональный совет
Во время практического сеанса кнопка «Начать вебинар» доступна только организаторам и соорганизаторам. Это действие невозможно отменить, поэтому щелкать эту кнопку нужно только тогда, когда все готово!
Попытайтесь запустить вебинар на несколько минут раньше, чтобы присутствующие могли присоединиться до начала программы. Если вы хотите использовать музыку в качестве приветствия, убедитесь, что она свободна от притязаний со стороны правообладателей.
Пока присутствующие присоединяются к мероприятию, можно эффективно использовать это время для проверки настроек конференции или вебинара. Проверьте, ведется ли запись и потоковое вещание на необходимые платформы, и начните потоковое вещание, если оно не включено по умолчанию. Также убедитесь, что настройки вопросов и ответов заданы верно и что участникам группы и соорганизаторам назначены соответствующие права.
Начните мероприятие с короткого административного объявления, из которого присутствующие смогут узнать, ведется ли запись вебинара, как отправлять вопросы и какова тематика вебинара. Не забудьте поблагодарить докладчиков и спонсоров!
Не закрывайте страницы поддержки Zoom Events, Zoom Webinars или Zoom Meetings — это поможет быстро устранять неполадки. Если участники группы столкнутся с проблемами, обсудите их в приватном чате в клиенте Zoom или в личном чате во время сеанса.
Zoom Events предлагает несколько функций для повышения качества мероприятий в реальном времени. Они описаны ниже.
На сегодня все! Если мероприятие завершилось, это не значит, что работа также завершена. Предпримите дополнительные действия для сбора обратной связи, использования записей и дальнейшей работы с лидами, чтобы получить максимальную отдачу от мероприятия, над проведением которого вы так усердно трудились.
Получите обратную связь от присутствующих: что им понравилось, а над чем еще стоит поработать. Используйте опросы, чтобы получить показатель лояльности клиентов (NPS) от присутствующих для каждого отдельного сеанса и всего мероприятия в целом.
Редактируйте записи и расшифровки и выкладывайте их в общий доступ на веб-сайте или странице мероприятия. При желании можно собирать пользовательские данные зрителей, получающих доступ к записям. На платформе Zoom Events можно создать онлайн-центр содержимого — единое легкодоступное место, где можно хранить содержимое мероприятий, предоставляемое по требованию, а также продвигать будущие мероприятия.
Отредактируйте записи и расшифровки и выложите их в общий доступ на веб-сайте или странице мероприятия. При желании можно собирать пользовательские данные со зрителей, получающих доступ к записям.
Отправьте присутствующим сообщение электронной почты со ссылкой на запись мероприятия и дополнительными ресурсами.
В Zoom Events можно использовать панель управления «Сводная информация о мероприятии» и создавать отчеты о конференциях, содержащие данные о регистрации и опросах, и отчеты о вебинарах, в которых предусмотрены данные о регистрации, присутствующих, вопросах и ответах, опросах и эффективности мероприятий.
Используйте ценную информацию из отчетов для отбора лидов и задействуйте упомянутые выше ключевые интеграции, чтобы преобразовать лиды в продажи.
Исследуйте сработавшие и несработавшие приемы, чтобы сделать следующее онлайн-мероприятие еще лучше. Используйте данные по присутствующим и обратную связь, полученную из отчетов и от участников группы, чтобы оценить взаимодействие с вашими материалами и прочие аспекты мероприятия.
Создание идеального во всех отношениях брендированного мероприятия, от которого аудитория будет в восторге, — задача не из легких. Для реализации задуманного требуются тщательное планирование, последовательный обмен сообщениями и соответствующие инструменты. Zoom Events — это комплексное решение, которое позволяет упростить этот процесс благодаря следующим возможностям:
Используя эти возможности, вы сможете создавать виртуальные мероприятия, которые не только будут соответствовать ожиданиям, но и превосходить их, способствуя налаживанию значимых связей и достижению бизнес-результатов в цифровую эпоху.
Помните, что ключ к успеху виртуального мероприятия состоит в деталях. Каждая точка контакта — от перехода на страницу мероприятия до сообщения электронной почты после мероприятия — дарит возможность укрепить бренд и принести пользу аудитории. Zoom Events предоставляет необходимые инструменты, чтобы вы могли сделать все эти точки контакта запоминающимися и результативными.
Хотите получить дополнительную информацию? Посетите Центр обучения Zoom Events!
